Комментарии.org Комментарии Российского законодательства
Взыскание долгов: от профилактики до принуждения
Представленная монография посвящена вопросам организации работы с дебиторской задолженностью компании.
Достаточно детально освещена работа по взысканию задолженности в ходе исполнительного производства; в частности, здесь рассмотрены вопросы работы с исполнительным листом, поиска имущества и обращения на него взыскания на данной стадии, а также уголовное преследование должника.
-----------------------------¬                             -----------------------------¬
¦Процедуры, необходимые      ¦                             ¦Процедура согласования      ¦
¦для решения о заключении Д.:¦               ¦ Подготовка  ¦Договора:                   ¦
¦Поиск клиента.              ¦   Решение     ¦  проекта Д. ¦Подразделения:              ¦
¦Запрос документов.          ¦о заключении Д.¦исполнителем ¦Ответственное подразделение.¦
¦Проверка правоспособности.  ¦-------------->¦------------>¦Служба безопасности.        ¦
¦Проверка платежеспособности ¦               ¦             ¦Бухгалтерия.                ¦
L-----------------------------               ¦             ¦Финансовый контроль.        ¦
                                                           ¦Юридическая служба.         ¦
                                 "Вход" в процесс          ¦Сроки: 5 рабоч. дней.       ¦
                                заключения договора        ¦Вид процедуры:              ¦
                                                           ¦типовой/нетиповой.          ¦
                                                           ¦Результат: согласование     ¦
                                                           ¦или подготовка замечаний,   ¦
                                                           ¦доведение информации        ¦
                                                           ¦до руководства              ¦
                                                           L--T--------------------------
                                                              ¦ Передача исполнителю
                доведение информации о существенных замечаниях¦ для итоговой версии
                и/или несогласовании итоговой версии          ¦ Участие юрслужбы и
                ----------------------------------------------+ исполнителя в
                ¦                                             ¦ согласовании замечаний
               \/                                             ¦ с клиентом
--------------------------¬                                   ¦
¦   Уполномоченное лицо   ¦                                   \/
¦        организации      ¦          --------¬           -------------------------------¬
¦    принимает решение:   ¦подписание¦       ¦ подписание¦     Уполномоченное лицо      ¦
¦   подписать/отказаться  +--------->¦ДОГОВОР¦<----------+        контрагента           ¦
L-----T--------------------          ¦       ¦           ¦согласовывает/не согласовывает¦
      ¦                              L---T----           ¦         замечания            ¦
      ¦ решение об отказе                ¦               L-------------------------------
      \/                                 \/   ------------------------------------------¬
---------"выходы" из процесса-----------------+Результат процесса - в течение 1 дня:    ¦
                                              ¦Заключенный Договор передается:          ¦
        ¦\                                    ¦1. Один экз. контрагенту.                ¦
--------- \----------------¬                  ¦2. Один экз. в бухгалтерию.              ¦
¦При несогласовании с      ¦                  ¦3. Копия - лицу, которое будет           ¦
¦контрагентом условий      ¦                  ¦сопровождать Договор (исполнителю).      ¦
¦и/или наличии существенных¦                  ¦4. Копия - в отдел финансового контроля  ¦
¦замечаний уполномоченное  ¦                  ¦для контроля поступления средств.        ¦
¦лицо принимает решение об ¦                  ¦В автоматизированную систему управления  ¦
¦отказе от заключения      ¦                  ¦исполнителем вбиваются данные о клиенте  ¦
¦Договора                  ¦                  ¦и ключевых условиях Договора             ¦
L---------------------------                  L------------------------------------------

Рис. 5.1. Схема заключения договора

Представленная схема заключения договоров может быть дополнена, в частности, следующим.
Согласование и визирование договоров. Для заключения договора рекомендуется соблюдение в той или иной форме процедуры согласования и (или) визирования договора. Согласование считается более общей по отношению к визированию процедурой, поскольку является процедурой рассмотрения документов уполномоченными подразделениями, тогда как визирование - это именно проставление подписи руководителя и (или) исполнителя подразделения на документе. Хотя по большому счету и согласование, и визирование суть одна процедура, и большой разницы в этих понятиях нет.
Базовый перечень согласовывающих договор подразделений, позволяющий "закрыть" большинство рисков, был приведен выше на рис. 5.1, однако, как правило, определяется в зависимости от организационной структуры компании, функций тех или иных подразделений, специфики бизнеса. Например, заключение договора филиалом организации может включать в себя и необходимость согласования договора куратором филиала в головном офисе.
Согласование договора - это рассмотрение договора уполномоченным согласующим подразделением организации и, как правило, письменное выражение им своего мнения относительно условий, формы, сторон договора и рисков для организации в части своей компетенции. Согласование может быть отражено в виде подписи руководителя подразделения или признаваемых в организации аналогов подписи на договоре (визирование), на листе согласования, контрольном листе, в программе Lotus Notes, в сообщении электронной почты и в иных принятых в организации формах.
Согласование выражается в четырех возможных вариантах:
1) "Не согласовано" ("Не согласовано, замечания прилагаются");
2) "Согласовано";
3) "Согласовано с замечаниями" ("Согласовано с учетом сл./з. N ___ от ____);
4) "Отказано в визировании (согласовании)" - непроставление своей подписи в принципе.
Виза проставляется на самом договоре или на отдельном листе (листе согласования). Она включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, иногда должность. Как правило, визы проставляются на последнем листе документа, однако, по нашему мнению, подобная практика чревата возможностью замены листов. В этом случае доказать, что был согласован не этот, а другой лист, будет сложно. В связи с этим рекомендуется визировать договор на каждом листе.
Виза юриста на договоре - это не только проверка условий самого договора, это мнение относительно всей сделки и схемы в комплексе, правоспособности участников, представителей.
Конечно, следует отметить, что кроме как дисциплинарной ответственности данная виза иных последствий для визирующего не влечет, но как элемент повышения эффективности бизнес-процесса является одним из основных.
Использование типовых форм договоров. Очевидно, что предварительно согласованные со всеми подразделениями типовые по содержанию и по форме договоры позволят достичь:
- высокого качества договоров и защиты интересов кредитора;
- сокращения времени согласования ввиду отсутствия необходимости согласования договора со всеми подразделениями, а, соответственно, и оперативного привлечения и работы с контрагентами.
Минусами таких решений, пожалуй, можно назвать:
- возможность недобросовестного изменения договора ответственным исполнителем. В этом смысле виза на договоре всех подразделений несет для руководителя большую гарантию корректности договора, однако в технологичности значительно уступает;
- риск устаревания договоров ввиду изменений законодательства (например, в начале 2008 г. была установлена государственная регистрация договоров залога прав определенных категорий, что требовало изменения типовых договоров - в противном случае они считались бы незаключенными).
Для минимизации таких рисков возможны определенные усовершенствования технологии, а именно:
- защита типовых форм от исправлений на уровне программных решений;
- введение в типовые формы определенных контекстных подсказок, пояснений для корректности ввода информации;
- представление исполнителю определенной вариантности в заполнении договора, допустимой в рамках полномочий исполнителя. Как вариант, можно установить:
обязательные для включения в договор блоков условий (например, ответственность, договорная подсудность) и, соответственно, необязательные условия;
ограничения полномочий исполнителя на уровне доверенностей;
- введение процедуры оперативного изменения типовых договоров для индивидуальных случаев (например, при несогласии контрагента), включающей визы ключевых подразделений;
- введение максимальной суммы или иных критериев, для которых даже типовые договоры подлежат согласованию со всеми службами. Также установление предельных сумм, для которых согласование, допустим, со службой безопасности, не требуется;
- регулярное обновление типовых форм договоров, отслеживание изменений законодательства;
- установление порядка подписания договоров, при котором исключена замена страниц контрагентом.
Отметим, что цель указанной технологии - упорядочить не договоры, а процессы, не работа с договорами, а работа с явлениями, которые данные договоры опосредуют. В противном случае технология замкнется на поддержание себя самой и будет препятствовать нормальному развитию бизнеса.
Назначение ответственного исполнителя. Для работы с клиентом, заключения договора, обеспечения контроля за клиентом после заключения договора необходимо назначить ответственного исполнителя, который будет контролировать эти процессы. На практике контроль всеми над всем не является эффективным и приводит к коллективной безответственности. Должно быть одно лицо (сотрудник), отвечающее за все взаимодействие с контрагентом в целом и в этом смысле "подгоняющее" другие подразделения для обеспечения надлежащей работы (например, службу отгрузки - отгрузить (принять) товар, службу доставки - доставить, бухгалтерию - выставить счет и пр.).
Отслеживание исполнения договора является немаловажной частью работы с дебиторской задолженностью, поскольку именно первичные документы, соблюдение сроков самой организацией являются основанием появления у контрагента обязательств, а в дальнейшем являются необходимым элементом доказывания.
Мы рассмотрели только один бизнес-процесс - заключение договора. В аналогичном порядке выстраиваются и иные бизнес-процессы по работе с долгами, в частности:
- проверка правоспособности контрагента;
- проверка финансового состояния контрагента и определения эффективности сделки;
- порядок сопровождения договоров;
- проверка имущества, принимаемого в залог;
- делопроизводство;
- выявление потенциально проблемной задолженности (признаков проблемности);
- управление просроченной задолженностью, включающее в себя механизм работы с просрочкой на этапе Soft и Hard collection, а также варианты реструктуризации задолженности;
- сопровождение судебного и исполнительного производства с типовыми формами процессуальных документов.
Вместе с тем выстроить идеальную систему бизнес-процессов недостаточно - необходимо обеспечить действенность и работоспособность системы, для чего следует утвердить определенные регламенты, инструкции, в качестве обязательных для применения, которые и будут являться мостиком между бизнес-процессом и работником организации. А вот как эффективно будет работать система, это уже вопрос к организационной культуре и к компетенциям сотрудников.

Безымянная страница

Rambler's Top100
На правах рекламы:
Copyright 2007 - 2018 гг. Комментарии.ORG. All rights reserved.
При использовании материалов сайта активная гипер ссылка  обязательна!