Головной офис - филиал
В соответствии со ст. 55 ГК РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Филиалы не являются юридическими лицами. Данная особенность находит отражение при заключении договоров с контрагентами - следует указывать в качестве стороны само юридическое лицо, действующее в лице руководителя филиала, действующего на основании доверенности, а не филиал <1>. Руководитель филиала действует на основании доверенности.
--------------------------------
<1> Пункт 20 Постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 1 июля 1996 г. N 6/8 "О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации".
Особенность управления многофилиальной сетью заключается в установлении лимитов полномочий филиалов (как по суммам сделок, так и по объему полномочий) и процедур согласования ключевых решений.
Данная необходимость обусловлена тем, что обязательства по заключенному филиалом договору возникают напрямую у юридического лица, равно как и потенциальный проблемный должник.
Перечислим инструменты управления филиалами в аспекте профилактики и работы с долгами.
1. Положение о филиале. В таком положении устанавливаются виды сделок филиала, порядок деятельности, ограничения деятельности и пр.
2. Доверенности с лимитированным объемом полномочий и сроком действия. Например, указывается: "...заключение договоров поставки на сумму не более 1 000 000 (Одного миллиона) рублей..." - или в судебной доверенности не указываются такие полномочия, как отказ от иска, заключение мирового соглашения, но в этом случае головному офису будет необходимо подписывать отказ от иска самостоятельно.
При этом в доверенностях зачастую допускаются спорные формулировки, которые хотя и защищают в определенной мере головной офис, но в худшем случае могут только создать препятствия для нормального функционирования филиала. Допустим, формулировка: "...заключение кредитного договора на сумму не более 10 000 000 (Десяти миллионов) рублей в соответствии с типовыми формами договоров в пределах утвержденного бюджета филиала на основании решения уполномоченного лица банка...".
В данной ситуации нормальный контрагент запросит все документы об утверждении типовых форм, бюджет филиала, приказы о назначении уполномоченного на заключение таких кредитных договоров лица, а это уже повлечет определенные сложности, поскольку эти данные могут быть закрытыми.
Весьма актуальна и проблема сроков доверенностей - выдавая доверенности руководителям филиала только на три месяца или полгода помимо денежных затрат (поскольку данная доверенность будет также передоверена сотрудникам филиала и требует нотариального удостоверения) и затрат по времени сотрудников, занимающихся доверенностями, данная доверенность никакого положительного эффекта не несет. То, что в данной системе "мышь не проскочит", будет достигнуто, по нашему мнению, неэффективным способом.
В связи с этим следует разумно относиться к делегированию полномочий, чтобы полностью не затормозить деятельность данной бизнес-единицы ненужной бюрократией.
3. Инструктивно-методологическая база. В данном случае для исключения появления проблемных должников или же качественного взыскания задолженности в суде утверждаются соответствующие инструкции и регламенты, предусматривающие трансляцию имеющихся технологий головного офиса и филиала на сотрудников филиалов, а также устанавливающие процедуры согласования с профильными сотрудниками головного офиса.
При этом, взяв на себя такие обязанности, головной офис должен иметь возможность и ресурсы качественно с ними справляться, т.е. согласовывать документы в срок и качественно. Просто формальная виза при реальной невозможности качественно посмотреть документ только затянет процесс (например, если документов слишком много, изучить всю специфику и принять правильное решение невозможно).
Кроме того, в данном случае необходимо избежать некоей системы коллективной безответственности, когда филиал говорит, что решение принял головной офис, последний же утверждает, что это филиал привел должника или проиграл судебный процесс, филиал утверждает, что проблемный иск головным офисом согласован, а головной офис считает, что за это отвечает ответственный исполнитель филиала.
Вместе с тем следует иметь в виду, что подобные инструкции в дальнейшем не будут основанием для признания сделки, совершенной с нарушением такой инструкции, недействительной.
Для примера приведем методы управления головным офисом процедурой судебного взыскания долгов в филиале. К подобного рода методам относятся:
- установление требований для сотрудников юридических служб филиалов (в том числе проведение тестирования и собеседования при принятии на работу);
- согласование принятия на работу, премирования, депремирования, увольнения, периодическая аттестация сотрудников юридических служб филиалов;
- установление концепции развития юридических служб филиалов, в частности периодического проведения семинаров, наличия справочно-правовых баз и пр.;
- введение для филиалов инструкции по работе с судебным и исполнительным производством, с типовыми формами процессуальных документов;
- согласование исков, жалоб и иных документов, направляемых в судебные органы, службы судебных приставов для "незнакомых" юристов, а для хорошо зарекомендовавших юристов оставление согласования только определенной категории исков (на большую сумму, о признании недействительными договоров) с выборочной проверкой типовых исков;
- установление обязанности доведения до сотрудников головного офиса информации о предъявленных к филиалу исках, принятых судебных решениях с направлением копий данных документов;
- введение единой разветвленной по регионам онлайн-системы управления долгами (АСУД), в рамках которой осуществляется согласование документов, напоминание о задачах, сроках и пр.;
- указание в процессуальных документах адреса филиала как адреса для направления корреспонденции;
- указание в договорах договорной подсудности - по местонахождению филиала организации или в определенном третейском суде;
- привлечение на сложные или прецедентные судебные процессы филиалов адвокатов, юристов головного офиса;
- предоставление различных объемов полномочий в зависимости от компетентности юриста филиала (без права на отказ от иска, без права на предъявление иска - эти функции берет на себя головной офис);
- установление системы кураторов филиалов в головном офисе или же кустовой системы курирования группы филиалов региональными дирекциями;
- вызовы сотрудников филиалов в головной офис и проведение индивидуальных разъяснений, получение обратной связи.
Аналогичный порядок можно ввести при наличии системы - головной офис и дочерние компании (холдинги), однако в таком случае следует выстраивать между субъектами договорные отношения, а все инструкции переутверждать уполномоченными органами самих дочерних компаний либо использовать установленные законом корпоративные возможности влияния.
Известны системы управления, когда все ключевые функции по проверке должника, подготовке процессуальных документов передаются в головной офис: филиалы лишь осуществляют сбор необходимых документов, которые в сканированном виде передаются в единый центр, а оттуда приходят готовые решения. Несмотря на все очевидные плюсы (специализация функций и больший профессионализм), для сопровождения судебных производств такая система слабо применима, поскольку, не являясь в судебный процесс и заявляя о рассмотрении в свое отсутствие, кредитор фактически не может обеспечить себе должную судебную защиту.
