Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
Комментарий к статье 62
1. Часть 1 ст. 62 обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). При этом работодатель не вправе требовать от работника объяснения причины, по которой копия того или иного документа ему необходима.
Если работнику необходим подлинник трудовой книжки, то работодатель должен выяснить причину, по которой работнику это необходимо, т.к. трудовую книжку работодатель обязан выдать работнику на руки только для цели, определенной комментируемой статьей, а именно для предоставления ее в органы обязательного социального страхования (обеспечения).
Перечень копий документов, перечисленных в ч. 1 ст. 62, не является исчерпывающим. Помимо названных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику, если она необходима ему для участия в конкурсе.
Вместе с тем следует иметь в виду, что документы, которые обязан предоставлять работодатель, должны касаться работы конкретного сотрудника. К таким документам не относятся, например, коллективный договор и локальные нормативные акты. Как справедливо отмечается в Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда, работодатель обязан ознакомить работника под роспись с коллективным договором и локальными нормативными актами, а выдавать их копии сотрудникам необязательно (см. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2018 по делу N 2-6498/2017).
Все выдаваемые работнику по его просьбе копии документов, связанных с работой, должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации. На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается, например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении, то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.
Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления. В заявлении о выдаче трудовой книжки работник должен указать, что трудовая книжка необходима для представления в орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (обеспечение).
По требованию работника работодатель обязан выдать необходимые ему документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче документов. Все копии документов, связанных с работой, выдаются работнику безвозмездно.
Во избежание возможных проблем или недоразумений подлинник трудовой книжки целесообразно выдавать работнику под роспись.
Не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, в который она была представлена, работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю (ч. 4 коммент. статьи).
2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-Х "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан".
В соответствии с названным Указом организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
В таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.
Организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
