Статья 9. Нотариальное делопроизводство
Комментарий к статье 9
1. Комментируемая статья предусматривает необходимость ведения нотариального делопроизводства исключительно в специально установленном порядке. Данный порядок определяется принятыми Правилами нотариального делопроизводства, требующими утверждения федеральным органом юстиции.
Правилами нотариального делопроизводства определен единый порядок:
- работы с документами нотариусов;
- передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу;
- применения и замены печатей нотариусов;
- осуществления контроля за исполнением Правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры единой информационной системы нотариата.
Также указанные Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
Кроме того, Приказом Минюста от 19 декабря 2013 г. N 229 утверждена Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой.
Примерная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой.
Примерная номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела, а также порядок систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел и является методическим документом для составления индивидуальной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой.
Примерная номенклатура дел охватывает виды и разновидности документов, которые могут образоваться в деятельности государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.
Согласно правовой позиции Конституционного Суда РФ предоставляемые нотариусами услуги правового и технического характера по своей сути являются дополнительными (факультативными) услугами по отношению к нотариальным действиям, содержание которых определяется законодательством (см. Определение Конституционного Суда РФ от 1 марта 2011 г. N 272-О-О). Технические работы при осуществлении нотариальных действий должны соответствовать Правилам нотариального делопроизводства.
2. Часть 2 комментируемой статьи определяет порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, и нотариусами, занимающимися частной практикой.
Минюст и его территориальные органы проводят контроль за исполнением Правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах.
Порядок контроля за исполнением Правил нотариального делопроизводства определен гл. XIII Правил нотариального делопроизводства. Контроль отнесен к совместной компетенции Минюста и ФНП.
Следует учитывать, что ч. 2 ст. 34 комментируемого Закона предусматривает, что проверка организации работы нотариуса проводится один раз в 4 года. Первая проверка организации работы нотариуса, впервые приступившего к осуществлению нотариальной деятельности, должна быть проведена через год после наделения его полномочиями нотариуса.
Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми и внеплановыми.
Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее 2 человек, в которую включаются представители территориального органа юстиции и нотариальной палаты.
Плановые проверки проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.
Персональный состав комиссии, дата начала проверки и вопросы, по которым проводится проверка, утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.
Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней в пределах рабочего времени нотариуса. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.
В ходе плановой проверки проводится выборочная проверка номенклатурных дел за период, прошедший с даты проведения предыдущей проверки. В ходе проверки комиссия вправе делать копии документов в случае, если в них не содержится информация о персональных данных и (или) сведения, составляющие нотариальную тайну.
Предметом плановой проверки являются следующие вопросы:
- наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;
- наличие описей дел постоянного и временного хранения, описи наследственных дел и своевременность их направления в нотариальную палату;
- правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного хранения;
- соблюдение сроков хранения документов временного хранения;
- соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;
- наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;
- своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата.
Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств единой информационной системы нотариата.
При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных нарушений Правил.
По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;
- реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса, номер записи в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен;
- адрес электронной почты территориального органа и нотариальной палаты для направления возражений в электронной форме;
- место нахождения нотариальной конторы;
- нарушения, в случае их выявления в ходе проверки, с описанием нарушения и указанием нарушенной нормы Правил;
- предложения по результатам проверки;
- особое мнение членов комиссии (при наличии);
- сведения о возражениях проверяемого нотариуса по итогам проверки (при наличии).
Выявленные и исправленные в ходе проведения проверки нарушения включаются в справку с пометкой "Устранено в ходе проверки".
Комиссия вправе отразить в справке положительный опыт соблюдения нотариусом Правил нотариального делопроизводства.
По итогам проверки комиссия вправе принять одно или несколько следующих решений, которые отражаются в справке:
- признать работу нотариуса удовлетворительной;
- предложить нотариусу исправить выявленные в ходе проверки нарушения;
- назначить повторную проверку;
- направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.
Следует учитывать, что при отсутствии согласованной позиции членов комиссии о решении по итогам проверки проводится согласительное совещание у начальника территориального органа или заместителя начальника территориального органа, курирующего данное направление, с участием президента нотариальной палаты или уполномоченного им лица. По итогам совещания начальник территориального органа или заместитель начальника территориального органа, курирующий данное направление, принимает одно или несколько решений по итогам проверки.
Справка передается нотариусу, в отношении которого проводилась проверка, для ознакомления в течение одного рабочего дня после ее подписания.
В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями комиссии, указанными в справке, он вправе представить возражения в течение 3 рабочих дней со дня получения справки. Указанный срок может быть продлен по просьбе нотариуса решением комиссии. Возражения могут быть направлены нотариусом в электронной форме на адреса электронной почты нотариальной палаты и территориального органа, указанные в справке. Возражения нотариуса прилагаются к справке. Решение комиссии по итогам рассмотрения возражений отражается в дополнении к справке и направляется нотариусу, в нотариальную палату и территориальный орган в течение трех рабочих дней со дня его принятия.
В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению нарушений в территориальный орган и нотариальную палату.
По итогам повторной проверки комиссия принимает одно из следующих решений, которое отражается в справке:
- признать работу нотариуса удовлетворительной;
- направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.
В случае выявления в ходе проверки нотариуса нарушений нотариальной палатой могут быть применены меры дисциплинарной ответственности к нотариусу.
При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа юстиции может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.
Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки. Персональный состав комиссии, дата начала внеплановой проверки и вопросы, по которым проводится внеплановая проверка, утверждаются приказом территориального органа юстиции в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения о проведении внеплановой проверки.
