Статья 103.8. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе
Комментарий к статье 103.8
1. Глава XX.2 посвящена удостоверению равнозначности документов.
Согласно ч. 1 комментируемой статьи удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.
Именно такой подход применения электронных документов позволяет во многом упростить гражданский оборот. Изготовленный нотариусом электронный документ позволяет облегчить и ускорить совершение множества других действий.
Пример: сделка по отчуждению объекта недвижимости совершается в Москве, а супруг участника сделки, который должен дать свое письменное согласие на отчуждение недвижимости, находится в Саратове. Направление надлежащим образом удостоверенного согласия почтой может затянуться. Скорость получения документа будет зависеть от скорости оказания почтовых услуг. Доставка может занять не один день. Куда быстрее обратиться к нотариусу за удостоверением равнозначности данного согласия и в последующем направить изготовленный электронный документ посредством электронной почты супругу-участнику сделки для своевременного предъявления данного согласия в соответствующий орган.
Исходя из приведенного выше примера, неслучайно, что популярность данного нотариального действия ежегодно растет. Динамика роста удостоверяемых нотариусами Российской Федерации равнозначностей электронных документов документам на бумажном носителе видна, исходя из статистических данных, предоставленных ФНП: 2016 года - 92 069 подобных действий; 2017 год - 257 656 действий; 2018 год - 331 621 действие.
Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.
Таким образом, складывается определенная структура данного нотариального действия, которая содержит как минимум три основных элемента:
- документ на бумажном носителе;
- электронный документ;
- процедура подтверждения тождественности электронного документа документу на бумажном носителе.
Для удостоверения равнозначности нотариусу должен быть представлен документ. При этом речь идет не просто о наборе какой-либо информации, содержащейся на бумажном носителе, а именно о документе. Современное российское законодательство не содержит универсального определения понятия "документ". Термин отчасти раскрывается лишь в отдельных нормативных правовых актах, регулирующих конкретные правоотношения.
Например, применительно к делопроизводству определение термина "документ" дано в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст: документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Нотариусу для равнозначности могут быть представлены на бумажном носителе документы, содержащие информацию, удостоверенные как непосредственно самим нотариусом, так и выданные органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, а также гражданами.
При этом предъявляемые нотариусу на равнозначность документы должны соответствовать требованиям ст. 45 настоящих Основ. В частности, исполненные на бумажных носителях документы не должны иметь подчисток или приписок, не могут быть исполнены карандашом, текст документа должен быть легко читаемым (подробнее см. комментарий к ст. 45).
Можно выделить две ключевые правовые характеристики данного нотариального действия:
- создание равнозначного документа по его правовой природе, то есть обладающего той же юридической силой, что и документ на бумажном носителе;
- создание документа, тождественного с исходным документом на бумажном носителе по его содержанию.
Суть равной юридической силы исходного документа, выполненного на бумажном носителе и производного от него электронного документа, заключается в том, что если, например, представленный нотариусу на отождествление документ является копией свидетельства о рождении, то и созданный нотариусом электронный документ будет иметь юридическую силу копии свидетельства о рождении, изменяется только форма документа.
Таким образом, под созданием равнозначного документа понимается выполняемый нотариусом набор действий правового и технического характера, направленный на изготовление электронного документа, равного по юридической силе и тождественного по содержанию документу, представленному на бумажном носителе.
К общим правилам совершения нотариальных действий, являющимся элементами правовой работы нотариуса, относится, прежде всего, установление личности гражданина или проверка правоспособности юридического лица и его органа, действующего без доверенности, проверка дееспособности лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, определение места совершения нотариального действия.
Удостоверение равнозначности документов может быть совершено любым нотариусом вне зависимости от места регистрации обратившегося за его совершением физического или юридического лица. Удостоверение тождественности совершается нотариусами в помещении нотариальной конторы, имеющей необходимый технический уровень обеспеченности. Совершение данного нотариального действия вне помещения нотариальной конторы, с учетом требований, предъявляемых к создаваемому нотариусом электронному документу, с нашей точки зрения, представляется весьма затруднительным.
В соответствии со ст. 10 настоящих Основ нотариальное делопроизводство ведется на русском языке и на языке, предусмотренном законодательством субъектов РФ. Поэтому в случае представления нотариусу на отождествление документа, выполненного на иностранном языке, для удостоверения его равнозначности потребуется сначала подготовить надлежащим образом заверенный перевод.
К специальным правилам совершения данного нотариального действия, также составляющим правовую работу нотариуса, относится определение статуса предъявленного ему документа. Именно на этом этапе нотариус исключает вероятность удостоверения равнозначности тех документов, в отношении которых совершение данного нотариального действия запрещено (сделки, заключенные в простой письменной форме, документы, удостоверяющие личность).
Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса (ч. 3 комментируемой статьи). Именно в этом заключается техническая составляющая деятельности нотариуса при совершении данного нотариального действия.
Можно выделить следующие характерные признаки электронного документа:
- электронная форма;
- заверение информации электронной цифровой подписью;
- соблюдение требований документирования информации.
2. Согласно ч. 2 комментируемой статьи не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.
В соответствии со ст. 153 ГК сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
Документами, удостоверяющими личность, являются паспорт гражданина Российской Федерации и некоторые другие документы, предусмотренные законодательством (см. комментарий к ст. 42).
3. Согласно ч. 4 комментируемой статьи требования к формату электронного документа устанавливаются федеральным органом юстиции совместно с ФНП.
Данные Требования утверждены Приказом Минюста от 29 июня 2015 г. N 155 и решением правления ФНП от 10 июня 2015 г. Электронный образ документа, представленного нотариусу на бумажном носителе, формируется в виде одного файла изображения в формате PDF. Сканирование документа должно производиться также по определенным правилам - с разрешением 200 dpi (точек на дюйм) в оттенках серого, глубина цвета 8 бит на пиксель.
В создаваемый в формате PDF файл при помощи имеющихся в распоряжении нотариуса различных программно-технических комплексов, предназначенных для автоматизации нотариальной деятельности, нотариусом в электронном виде включается также удостоверительная надпись в соответствии с формой N 2.16 "Удостоверительная надпись об удостоверении равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе", утв. Приказом Минюста от 27 декабря 2016 г. N 313. Требуется отдельно подчеркнуть, что в данной удостоверительной надписи, в отличие от иных нотариальных действий, будет отсутствовать проставление нотариусом своей печати и подписи.
Первые страницы или несколько страниц создаваемого в формате PDF файла - это скан-образ документа, предоставленного нотариусу на бумажном носителе, последняя страница - вышеприведенная удостоверительная надпись.
В результате совершаемых действий появляется два связанных друг с другом файла. В совокупности эти два созданных нотариусом файла и есть электронный документ:
- файл в формате PDF с графическим изображением представленного документа и удостоверительной надписью;
- файл с квалифицированной электронной подписью нотариуса с расширением "sig".
Именно этот электронный документ будет тождественен документу на бумажном носителе, представленному нотариусу для удостоверения равнозначности.
